Contratar empleados en Panamá siendo una empresa extranjera

Contratar empleados en Panamá siendo una empresa extranjera es posible y es común. Lo difícil no es contratar. Lo difícil es calcular el costo real y cumplir cada mes con la CSS, el Código de Trabajo y la DGI.

Esta guía le explica qué opciones tiene, cuánto cuesta un empleado además del salario y qué errores conviene evitar.

¿Qué opciones tiene una empresa extranjera para contratar personal en Panamá?

Hay tres caminos principales. Cada uno cambia quién es el patrono ante la ley.

Opción	Quién es el empleador	Cuándo suele tener sentido
Empleador registrado (EOR)	Un tercero inscrito ante la CSS	Pocos empleados, prueba de mercado, sin ingresos en Panamá
Sucursal de la empresa extranjera	La sucursal en Panamá	Operación estable, con la casa matriz como titular
Sociedad panameña (filial)	La filial	Equipo creciente, ingresos locales, operación de largo plazo

Empleador registrado. Un proveedor figura como patrono ante la CSS y administra salarios, cuotas y prestaciones. Su empresa no necesita abrir una entidad legal en Panamá. A cambio, depende de un tercero para la relación laboral.

Sucursal o filial. Su empresa contrata directamente. Para efectos fiscales, una sucursal es un contribuyente separado de su casa matriz. Lleva su propia contabilidad y paga sus propios impuestos. Las utilidades de la sucursal pagan un impuesto de dividendos del 10 %, con los ajustes que prevé la ley.

ARVA no constituye sociedades ni registra sucursales. Para eso trabajamos con abogados. Sí nos encargamos de lo que viene después: contabilidad, planilla e impuestos.

Inscripción como empleador en la CSS

Antes de que el primer empleado empiece a trabajar, la entidad debe estar inscrita como empleador ante la Caja de Seguro Social. Cada trabajador también debe quedar inscrito.

Después, cada mes la empresa reporta su planilla y paga las cuotas por el SIPE, el sistema de la CSS. El pago vence el mes siguiente al período trabajado.

Si su empresa ya opera en Panamá, también tendrá obligaciones con la DGI. Lo explicamos en la guía de impuestos para empresas en Panamá.

¿Cuánto cuesta un empleado en Panamá además del salario?

El salario es solo una parte del costo. Estas son las cargas principales del empleador:

Concepto	Costo para el empleador
Seguro social (CSS)	13,25 % del salario desde abril de 2025; 14,25 % desde el 1 de marzo de 2027; 15,25 % desde el 1 de marzo de 2029
Seguro educativo	1,50 % del salario
Riesgos profesionales	0,33 % a 6,25 % según la actividad
Décimo tercer mes	Un mes de salario al año, en tres partidas
Vacaciones	30 días pagados por cada 11 meses de trabajo
Prima de antigüedad	Una semana de salario por cada año trabajado, en contratos indefinidos

El trabajador también aporta 9,75 % de seguro social y 1,25 % de seguro educativo. La empresa los descuenta del salario y los paga junto con su cuota.

Décimo tercer mes

El décimo tercer mes equivale a un mes de salario por año. Se paga en tres partidas: 15 de abril, 15 de agosto y 15 de diciembre. Cada partida se calcula sobre lo devengado en el período de cuatro meses, dividido entre 12.

El décimo tiene su propio descuento de seguro social para el trabajador, de 7,25 %.

Vacaciones, prima de antigüedad y fondo de cesantía

El trabajador tiene derecho a 30 días de vacaciones pagadas por cada 11 meses continuos de trabajo.

En contratos por tiempo indefinido, al terminar la relación el trabajador recibe una prima de antigüedad. Equivale a una semana de salario por cada año trabajado, sin importar la causa de la terminación.

Para cubrir esa prima y ciertas indemnizaciones, el empleador debe mantener un fondo de cesantía. Cotiza trimestralmente según la Ley 44 de 1995.

Presupuestar solo el salario suele llevar a sorpresas en abril, agosto y diciembre.

Contrato de trabajo y Código de Trabajo

La relación laboral en Panamá se rige por el Código de Trabajo, aunque el empleador sea extranjero. Algunos puntos que conviene tener claros:

• Contrato escrito. Deje por escrito las condiciones, el salario y la jornada.
• Período de prueba. Puede pactarse hasta por tres meses, siempre que conste en el contrato escrito. No es válido si la persona vuelve a un puesto que ya ocupó en la empresa.
• Salario mínimo. Se fija por decreto y varía según la región, la actividad y el tamaño de la empresa. No hay una sola cifra nacional.
• Contrato indefinido. Genera prima de antigüedad al terminar, por cualquier causa.

La redacción del contrato es trabajo de un abogado laboral. Nosotros calculamos su costo y lo integramos a la planilla.

Permisos de trabajo para empleados extranjeros

Si va a trasladar personal extranjero a Panamá, necesita permiso de trabajo del MITRADEL. El trámite se presenta por medio de un abogado y requiere también el estatus migratorio correspondiente.

En la categoría general del Código de Trabajo hay límites por porcentaje:

• Personal ordinario: dentro del 10 % del total de trabajadores.
• Especialistas o técnicos: dentro del 15 %.
• Personal de confianza: dentro del 15 %.

Existen categorías aparte para zonas francas, leyes especiales y políticas de inversión. El trabajador extranjero que trabaja en Panamá cotiza a la CSS y paga impuesto sobre la renta como cualquier otro empleado. Su salario es renta de fuente panameña.

Errores comunes al contratar en Panamá desde el exterior

1. Pagar al empleado como contratista desde el exterior. Si la persona trabaja bajo sus órdenes y en horario, puede tratarse de una relación laboral con todas sus cargas.
2. Presupuestar solo el salario. Las cuotas, el décimo y las vacaciones elevan el costo de forma importante.
3. Olvidar la subida de la cuota patronal. La Ley 462 de 2025 la aumenta en marzo de 2027 y en marzo de 2029.
4. Inscribir al empleado tarde en la CSS. El registro debe estar listo antes del primer día de trabajo.
5. Traer personal extranjero sin revisar el porcentaje permitido. El límite se calcula sobre su planilla en Panamá.
6. No conciliar la planilla con la contabilidad. Las diferencias aparecen después en una fiscalización.

Cómo le ayuda ARVA

ARVA atiende desde 2005 a empresas extranjeras y filiales con empleados en Panamá. Calculamos el costo real de cada contratación, preparamos la planilla mensual y presentamos las cuotas ante la CSS. Conozca nuestro servicio de planilla para empresas extranjeras o el de administración de planillas, y escríbanos por WhatsApp para revisar su caso.